Setup von digitalen Barcamps mit Microsoft Teams

Sie interessieren sich für ein digitales Barcamp, möchten das Setup aber nicht selbst vornehmen?
Gerne setzten wir auch Ihr digitales Barcamp mit einem erfahrenen und eingespielten Team um!

Unser Team:
Moderation: Jan Theofel / Eventtechnik: Edelmat. GmbH / Team-Support: Sara Pamina Bartsch / Raum: Beredsam GmbH / Datenschutz: STANHOPE

Impressionen eines digitalen Barcamps

Warum Microsoft Teams als Plattform?

  • Die Software ist vor allem im Unternehmensumfeld bereist weit verbreitet.
  • Microsoft Teams stellt eine zentrale Lösung für alles, was die Teilnehmenden brauchen, bereit: Zentrale Video-Calls für die Eröffnungs- und Abschlussrunde, Sessionplan als zentral abgelegtes Excel-Dokument, Dokumentationsmöglichkeit der Session.
  • Zwischen und nach den Sessions können Teilnehmende miteinander über Chat und Videocalls in persönlichen Kontakt treten. Dies ersetzt die Pausengespräche teilweise. Extra Software ist hierfür nicht nötig.
  • Durch den Einsatz eines einzigen Tools wird das Thema Datenschutz deutlich einfacher zu regeln.
  • Das Team kann über das Barcamp hinaus Bestand haben. So lassen sich Sessions weiter diskutieren, Folge-Calls anschließen, die Vorstellungsrunde nachlesen, etc. Dies ist bei analogen Barcamps eine oft gewünschte Lösung, es fehlt aber in der Regel eine passende zentrale Plattform, auf der alle einen Zugang haben.
  • Die Lösung ist sehr kostengünstig. Es reicht ein Premium-Account von Office 365, den viele Firmen ohnehin haben. Zusätzliche Barcamp-Hosts mit eigenen Accounts in der Organisation sind als Helfer empfehlenswert. WIr habe mit insgesamt fünf Accounts gearbeitet: Moderator, Moderations-Stream, zwei Techniker und eine Unterstützerin.

Notwendige Vorbereitungen

  • Du benötigst eine Datenschutzvereinbarung für die Teilnehmer, die die Nutzung von Microsoft Teams mit einschließt. Denn die dort einzurichtenden E-Mail-Adressen sind persönliche Daten.
  • Mit dem Anwalt regelst du auch gleich die Bildrechte wegen Screenshots und Aufzeichnung der Sessions. Ich empfehle hier Dr. Stephan Gärtner von der Kanzlei STANHOPE.
  • Du musst pro Teilnehmer*in eine persönliche E-Mail-Adresse bei der Anmeldung abfragen und Überschneidungen ausschließen. Bei Pretix kannst du das mit dem eMail-Restrictions Plugin einstellen: Pro E-Mail-Adresse ist nur eine Bestellung möglich. Dazu noch die Menge der Tickets pro Bestellung auf eins reduzieren und du hast zumindest einen Workaround.
  • Das Team muss einige Tage vor dem Termin eingerichtet werden. Es braucht einiges an Setup und einige Funktionen stehen erst nach ein paar Stunden zur Verfügung. (Möglicherweise geht das nach dem Ansturm auf die Server nach Covid-19 wieder schneller.)
  • Alle Session-Calls müssen eingerichtet werden, bevor Teilnehmer in die Teams eingeladen werden. Sie werden sonst mit Einladungen zu diesen Calls zugemüllt!
  • Definiere wer die Teilnehmenden bei technischen Problemen unterstützt.
  • Erstelle eine ausführliche Benutzeranleitung.

Wie ist das Team einzurichten?

  • Lege ein neues Team mit einem sprechenden Namen, einer aussagekräftigen Beschreibung und einem passenden Team-Bild an.
  • Gehe auf Team verwalten und dort auf die Einstellungen. Unter Einstellungen entfernst du alle Berechtigungen für Mitglieder bis auf die letzten beiden zu Nachrichten.
  • Lege einen Kanal „1 – Support“ an. Aktiviere dabei die Option „Diesen Kanal automatisch in der Kanalliste aller Benutzer anzeigen“.
    • Lege eine Registerkarte Webseite an mit dem Namen „Teams Dokumentation“ und folgendem Link.
    • Lege eine Registerkarte vom Typ Webseite mit dem Namen „Schulungsvideos“ und folgendem Link.
    • Lege unter „Dateien“ in diesem Kanal ein Dokument „Soforthilfe“ an. Beschreibe darin, wie Leute technischen Support erhalten können (Frage in diesem Kanal stellen, Notfallnummern, verweise auf die zuvor eingefügten Register, etc.). Füge diesen als Registerkarte als vorderste in dem Kanal hinzu.
  • Lege einen zweiten Kanal „2 – Plenum“ an.
    • Lege darin eine Excel-Datei Sessionboard gemäß dieser Vorlage an.
    • Öffne die Datei in Sharepoint und entziehe Mitgliedern und Gästen das Editieren-Recht. Füge anschließend alle Personen hinzu, die die Datei editieren sollen und weise ihnen dieses Recht zu.
    • Öffne diese Datei aus Teams in Excel, du wirst es später brauchen.
    • Lege diese Datei zusätzlich als Registerkarte im Kanal an.
  • Lege einen Kanal „3 – Vorstellungsrunde“ an. Aktiviere dabei die Option „Diesen Kanal automatisch in der Kanalliste aller Benutzer anzeigen“.
  • Lege nun pro geplanter Session einen neuen Kanal an und nummeriere diese von „S01“ bis „Sxx“ durch.
    ACHTUNG: Plane dabei deutlich(!) mehr Sessions als du für realistisch hältst. Die erste Hälfte trägst du wie im Folgenden beschrieben in den Sessionplan aus Excel ein. Die zweite Hälfte nur in ein eine lokale Datei, aus der du Sessions im Sessionplan ergänzen kannst.
    • Lege pro Kanal eine Besprechung an:
      Titel: „Call Session xx“ (ACHTUNG: Dieser Titel wird NICHT mehr geändert. Auch hier bekommen die Teilnehmenden sonst alle eine Mail über die Änderung!)
      Begin: Startzeitpunkt des Barcamps
      Ende: Endzeitpunkt des Barcamps
    • Sende den Call-Eintrag
    • Öffne den Call-Eintrag erneut und kopiere aus dem Beschreibungsfeld den Link „Join Microsoft Teams Meeting“ heraus.
    • Lege die Session in Excel an und hinterlege den Link bei „Zur Session“.
    • Lösche in dem Kanal das Wiki. (Es ist für Gäste nicht editierbar.)
    • Lege unter Dateien eine Word-Datei „Sessionnotizen“. Kopiere hier deine Word-Vorlage für die Sessionnotizen hinein.
    • Lege die Word-Datei als Registerkarte an.
  • Identisch zu den Calls der Session legst du nun noch einen Call „Eröffnung und Themenplanung“ sowie „Abschlussrunde“ im Kanal „2- Plenum“ an. Füge diese beiden Links auch in das Sessionboard hinzu.

Vorbereitung für die Teilnehmenden

Weiße deine Teilnehmenden auf folgende Punkte hin:

  • Sie sollten sich rechtzeitig vor dem Start im Team anmelden.
  • Sie sollten die Desktop-App auf Windows oder Mac installieren, weil nur diese alle Funktionen anbietet und für die ganzen Video-Calls performanter ist als die Webanwenndung.
  • Wenn sie zusätzlich die App auf dem Handy bzw. Tablet installieren können sie dort die Calls betreten und alle weiteren Funktionen (Chat, gemeinsame Dokumentation, etc.) auf ihrem Rechner erledigen.
  • Wo finden sie Support bei technischen Problemen?

Moderation

Plane zum Start der Moderation 15-30 Minuten Vorlauf für einen "Technik-Test" ein. Diesen brauchen unerfahrene Teilnehmende um sich mit der Technik vertraut zu machen. Wer gut zurecht kommt, geht in die Eröffnung und lässt diese "nebenbei laufen".

Anschließend kannst du die Bildschirmübertragung der Präsentation starten.

Weise vor dem Start der Aufzeichnung auf diese hin. Wer nicht im Bild erscheinen möchte, kann dann seine Kamera ausschalten.

Bedenke, dass du die technischen Gegebenheiten kurz alle erklären solltest.

Die Vorstellungsrunde

Eine Vorstellungsrunde aller Teilnehmenden im klassischen Sinn entfällt.

Technische Notwendigkeit: Eine derart schnelle Umschaltung aller Beteiligten für wenige Sekunden Redezeit ist extrem Aufwändig und kostet mehr Zeit zum Umschalten der Mikros wie zum Vortragen.

Nutzen der Vorstellungsrunde: Die Teilnehmenden lernen sich besser kennen und können sich auch im Nachgang weiter leichter kontaktieren. Bei der "echten Vorstellungsrunde" kommt der Effekt hinzu, dass jeder sich daran gewöhnt etwas vor der großen Gruppe zu sagen. Da man die große Gruppe nicht real vor sich sieht, ist dieser Effekt hier nicht notwendig.

Bitte die Teilnehmenden vor dem Barcamp, sich in dem Kanal „3 – Vorstellungsrunde“ wie folgt kurz und knapp zu beschreiben. In der Moderation weißt du darauf hin, dass spätestens jetzt parallel zur Anmoderation nachzuholen.
„Name, Firma/Beruf, Stichwort 1, Stichwort 2, Stichwort 3“
Mehr dürfen sie dann gerne als Antwort auf ihren eigenen Post schreiben.

Die Sessionplanung

Bitte alle Teilnehmenden ihre Sessionvorschläge in den Chat zu schreiben. Das Support-Team ruft die Personen der Reihe nach auf mit der Bitte ihren Ton und ggf. Kamera zu aktivieren und dann die Session vorzustellen. Am Ende der Vorstellung fragt der Moderator nach der Wunschzeit bzw. schlägt weniger freie Zeitblöcke vor. Das Helferteam trägt dann den Gastgeber und die Session dort ein.

Parallel werden die Kanäle wie folgt umbenannt: "S[Sessionnummer] [Kurzer Titel]" also etwa "S01 E-Mails effizienter bearbeiten".

Wir haben den Prozess so verfeinert, dass ich mit auf dem Tablet in der Hand den Chat verfolgt habe. Dabei stand ich vor einem großen 86" Display auf dem das Sessionboard eingeblendet war und ich so sehen konnte, welche Zeiten sich anbieten. Das kann im Video-Stream zwar keiner Lesen, sieht aber schick aus. :-)

Während der Sessions

Das Team loggst sich zum Start jeder Session in die Session ein und bittet die Teilnehmenden um das Anfertigen von Sessionnotizen. Weißt dabei darauf hin, wo sich diese befinden. Anschließend startet ihr die die Aufzeichnung mit einem vorherigen Hinweis im Zweifel seine Kamera nun auszuschalten. (Dies geht nur als Mitglied des Teams, nicht als Gast.)  Anschließend kann man sich aus dem Call ausklinken und weitere Calls betreuen.

15 Minuten vor Ende jeder Session kurz in den Call einklinken und darauf hinweisen, dass noch 15 Minuten Zeit verbleiben.

Am Ende der Session ebenfalls in jeden Call einklinken, auf das Ende hinweisen und die Aufzeichnung beenden. Anschließend verweist auf die nächsten Schritte (Pause, Start der nächsten Session, …), so dass sich die Teilnehmenden besser zurecht finden.

Nach dem Barcamp

Zum Abschluss musst du nur einmal alle Aufzeichnungen herunterladen und in die Kanäle hochladen. Gäste können diese sonst nicht sehen. (Wir haben zumindest keine Rechteeinstellung gefunden, die das erlaubt hat.)