Die Barcamp-Methode

Barcamps sind eine Moderationsmethode für Großgruppen und eignen sich für etwa 30-300 Personen. Dabei stehen ausschließlich die Teilnehmenden mit ihren Themen, Fragen und Beiträgen im Mittelpunkt der Veranstaltung. Welche Themen vor Ort genau besprochen werden legen die Teilnehmer vor Ort gemeinsam fest. Dabei gibt es je nach Barcamp ein Oberthema zu dem sich die Teilnehmenden treffen.

Dabei umfasst die Barcamp-Methode immer die folgenden Schritte. Je nach Art des Barcamps können weitere Elemente, wie etwa die Sponsorengewinnung für öffentliche Barcamps hinzukommen.

Vor dem Barcamp

Die ist an sich noch kein Teil der Barcamp-Methode. Aber wie so oft ist die richtige Vorbereitung ein wesentlicher Erfolgsgarant oder Erfolgsverhinderer. Bei einem Barcamp ist bei der Vorbereitung im wesentlichen die Kommunikation mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern von zentraler Bedeutung.

  • Klärung der Ziele als Veranstalter
  • Festlegung des Rahmens (Zielgruppe, Größe, Ort, Datum, etc.)
  • Einladung der Teilnehmenden und Vergabe/Verkauf der Tickets. Für den Ticketverkauf setze ich auf Pretix.
  • Vorbereitung der Teilnehmenden mit Blick auf Organisatorisches und inhaltliche Vorbereitung
  • Schaffung eines ungewöhnlichen Rahmens (Das Bild auf dieser Seite zeigt nicht ohne Grund einen Beachclub als Barcamp-Location.)

Die Kommunikation mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern erfolgt in der Regel per E-Mail. Hierfür empfehle ich die automatisierte Kommunikation per Klick-Tipp. Auf Anfrage stelle ich meine Kampagnen für das Teilnehmermanagment im Vorfeld und während eines Barcamps zur Verfügung.

Weiterhin empfiehlt sich für die Einladung und die Teilnehmervorbereitung jeweils ein Video, da diese oft intensiver konsumiert werden als eine lange E-Mail.

Barcamp-Eröffnung

Einlass und Frühstück:
Klassisch starten wir bei einem Barcamp mit einem Frühstück. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer kommen bereits locker ins Gespräch und knüpfen erste Kontakte. Diese Phase ist auch ein guter "Puffer" für Personen, die zu spät ankommen. (Dauer 30-60 Minuten)

Eröffnung:
Der Barcamp-Moderator begrüßt die Teilnehmerinnen und Teilnehmer und führt in die Barcamp-Methode ein. Dabei lege ich besonderes Augenmerk auf die Vermittlung der Wertwelt eines Barcamps, etwa die Begegnung auf Augenhöhe oder dass niemand perfekt sein muss. Wichtig ist dabei das Vorlegen der Werte statt diese nur zu erklären.

Große Vorstellungsrunde:
Während der Eröffnung stellen sich möglichst früh alle Anwesenden der Reihe nach vor. Jeder sagt dabei seinen Namen und drei Stichworte ("Hashtags") über sich selbst. Diese Runde dient der Öffnung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer und hemmt später die Hürde, vor der ganzen Gruppe etwas zu sagen. Die Bestuhlung im Plenum sollte also so angeordnet sein, dass sich alle möglichst gut sehen können.

Kleine Vorstellungsrunde: (Kein Teil der normalen Barcamp-Methode)
Ich ergänze im weiteren Verlauf der Eröffnung die große Vorstellungsrunde durch eine "kleine" Variante. Dabei stellen sich jeweils zwei Personen ausführlicher vor. Diese Runde bereitet dabei die Themenfindung vor und sorgt für eine positive Stimmung.

Sessionplanung (Themenfindung):
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer stellen nun nacheinander ein oder mehrere eigenen Themen vor und erfragt pro Thema das Interesse. Die Themen werden unmittelbar im Anschluss auf einer Metaplanwand einem Raum und einer Uhrzeit zugeordnet. Erlaubt ist dabei, was die Personen bewegt. Jedes Thema, für das Interesse besteht, findet seinen Platz auf dem Themenboard - es werden keine Themen wegen zu geringem Interesse ausgeschlossen! Das erfragen des Interesses dient der Zuordnung zu einer passenden Raumgröße. Wenn die Anbieter selbst ähnlich Themen erkennen, können diese auf Wunsch der Themenanbieter zusammengelegt werden. Für diese Phase ist eine lockere Bestuhlung sinnvoll, so dass alle leicht zu den ausgelegten Zetteln und Stiften kommen können. 
Für einen besseren Eindruck dieser Phase habe ich weiter unten auf dieser Seite ein Video dieses Prozesses eingebunden.

Start in die Sessions:
Unmittelbar nach der Sessionplanung starten alle in die ersten Sessions. Achtung: An dieser Stelle darf auf keinen Fall eine längere Pause entstehen. Sollte die Planung früher als gedacht abgeschlossen sein, so starten die ersten Sessions unmittelbar danach und laufen länger oder alle weiteren Zeitblöcke werden ebenfalls nach vorne verlegt.

Digitales Sessionboard:
Wird ein digitales Sessionboard gewünscht, so kann das analoge Board während oder nach der Planung in Tools wie Konferenz.Guide übertragen werden. Die Planung folgt immer dem Prinzip der Transparenz und Demokratie. Entsprechend kann sie nur analog an großen Metaplanwänden erfolgen.

Sessionphase

In der Sessionphase finden nun die zuvor geplanten Sessions statt. Die Barcamp-Methode sieht hier keine feste Taktung vor, etabliert haben sich aber 45 Minuten pro Thema plus 15 Minuten Pause zwischen den Themen. Es finden immer mehrere Themen parallel statt. Bei kleinern Gruppen plane ich pro 15 Personen einen Raum, bei größeren Gruppen je 20 Personen.

Dabei übernimmt die Person, die das Thema vorgeschlagen hat, die Moderation der jeweiligen Session. Ich unterstütze hier gerne mit meinen Sieben "Schritten für eine erfolgreiche Session", die in allen räumen ausgelegt werden.

Zu Beginn jeder Session sollte der Barcamp-Moderator darauf achten, dass in allen Gruppen ein Protokollant gewählt wurde. 15 Minuten vor Ende und zum Ende sollte in allen Gruppen ein Zeitsignal gegeben werden, damit der Zeitplan eingehalten wird. Die Zeitansagen in den Gruppen kann auch genutzt werden um organisatorische Hinweise zu geben, etwa wenn sich Änderungen im Zeitplan ergeben.

Vor allem in den größeren Pausen mittags und zur Kaffeezeit weise ich meine Teilnehmenden gerne freundlich auf den baldigen Start hin. So bleibt noch Zeit für die Toilette, einen Kaffee oder eine Zigarette ohne das die Personen etwas von den Sessions verpassen.

Im Plenum bilden sich in dieser Phase auch oft kleine Gesprächsgruppen außerhalb des offiziellen Sessionrahmens. Dies ist gewünscht und dient in der Regel auf den Nutzen dieser Personen.

Abschlussrunde

Was bleibt nach einem Event? Die klassische Barcamp-Methode sieht hier nur eine offene Feedbackrunde vor. Aus meiner Sicht sollten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer jedoch noch bei der Umsetzung ihrer Ergebnisse unterstützt werden.

Daher führe ich hier zusätzlich eine Ergebnis-Reflexion für jeden einzelnen durch, die anschließend in einer kleinen Gruppe besprochen werden und so für ein "Commitment" zur Umsetzung führt.

Weiterhin hat sich ein offenes Feedback über Tools wie Mentimeter sehr gut bewährt. (Mentimeter ist entsprechend über meine Lizenz in all meinen Angeboten mit im Preis enthalten.)

Nach dem Barcamp

Im Anschluss an das Barcamp wird die durch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erzeugte Dokumentation in einem großen Dokument oder einer zentralen Software-Lösung zusammengefasst und allen zugänglich gemacht.

Mit einer kleinen E-Mail-Reihe kann zudem die Umsetzung der neuen Impulse bei allen Personen erhöht werden. Ich setze auch hierfür die bereits eingangs erwähnte E-Mail-Automatisierungs-Software Klick-Tipp ein, mit der ich beispielsweise andere E-Mails an Personen aussteuern kann, die angemeldet waren, aber nicht am Barcamp teilgenommen haben.

Auch diese beiden Elemente sind kein normaler Bestandteil der Barcamp-Methode, sorgen aber in meinen Augen für eine wesentliche Unterstützung der Teilnehmenden bei der Umsetzung ihrer Ergebnisse.

Abschließend sollte eine interne Auswertung des Barcamps mit dem gesamten Team Standard sein.

Was gehört nicht zur Barcamp-Methode?

Definitiv nicht zum Barcamp-Standard gehören beispielsweise folgende Elemente:

  • Vordefinierte Themen, die auf jeden Fall auf das Sessionboard kommen.
  • Dies gilt auch für Impulsvorträge.
  • Abwählen von Themen. (Dies passiert nur wenn sich auf die Frage nach dem Interesse wirklich niemand, also gar niemand meldet. Das kommt in der Praxis fast nie vor.)
  • Zusammenlegen/Verschieben/Anpassen von Themen durch den Barcamp-Moderator. Die geschieht immer nur durch die Teilnehmerinnen und Teilnehmern in Abstimmung mit dem Moderator.
  • Moderation in den Sessions durch das Barcamp-Team.
  • Dokumentation der Sessions durch das Barcamp-Team.
  • Live-Streaming von Sessions, weil dies den geschützten Rahmen stört.
  • Ausschluss von Personen aus einzelnen Sessions (z.B. Führungsebene bei Barcamps in Unternehmen)

Beispiel-Video Sessionplanung

In diesem Video erleben Sie ein beispielhafte Sessoinplanung um eine bessere Vorstellung zu haben, wie diese abläuft. Am Anfang und am Ende kommentiere ich diese kurz.

(Danke für das Hinwegsehen über die schlechte Aufnahmequalität. Ganz im Barcamp-Stil entstand diese Aufnahme sehr spontan und ohne Nutzung eines dafür eigentlich sinnvollen Equipments.)